1. Sačuvajte tabelu i odredite šta prenosite
Napravite kopiju postojeće evidencije pre bilo kakvih izmena. Dogovorite ko priprema podatke i od kojeg trenutka se nove promene vode u InoGym-u. Tako izbegavate da dve smene istog člana istovremeno menjaju u različitim tabelama.
Zvanični InoGym šablon prenosi osnovne podatke člana i omogućava dodavanje članarine preko aktivnog paketa i početka članarine. Kompletna istorija uplata, dolazaka i dokumenti nisu deo ovog Excel uvoza. Staru evidenciju sačuvajte za podatke koje ne prenosite, prema pravilima vaše teretane.
2. Pripremite tri obavezna podatka
Za svakog člana pripremite ime i prezime, ispravan email i datum rođenja. U listu „Članovi za uvoz“ jedna osoba zauzima jedan red. Ako tek počinjete raditi u Excelu, pratite zaseban vodič za unos prvog člana i kopiranje postojeće evidencije.
| Polje | Šta pripremiti |
|---|---|
| Ime i prezime | Puno ime člana, od 2 do 160 znakova |
| Ispravna adresa koja se ne ponavlja u fajlu | |
| Datum rođenja | YYYY-MM-DD ili DD.MM.YYYY, od 01.01.1900. do danas |
3. Povežite članarine sa paketima
Pre učitavanja podesite aktivne pakete u InoGym-u. Naziv i trajanje paketa treba da odgovaraju članarini koju prenosite. Bez paketa član se uvozi bez članarine; uz paket i prazan početak koristi se današnji datum. Proverite da to odgovara vašoj evidenciji.
4. Proverite podatke pre učitavanja
Uporedite pripremljen fajl sa izvornom evidencijom i prođite završnu kontrolnu listu. Fajl treba biti sačuvan kao .xlsx, sa najviše 20.000 redova i 10 MB. Nedostajuće obavezne podatke dopunite pre uvoza. Ako raspored ili podaci nisu jasni, javite se na kontakt@inogym.net.
5. Učitajte fajl, povežite kolone i potvrdite
Otvorite Članovi → Uvezi članove u InoGym panelu i izaberite pripremljeni fajl. Na koraku povezivanja kolona proverite da svaka kolona vodi u odgovarajuće polje. Zatim pokrenite proveru podataka.
Pogledajte rezultat provere pre potvrde. Redove s greškama dopunite i ponovo proverite ili nastavite samo s ispravnim redovima. Samo učitavanje fajla još ne dodaje članove: uvoz završavate potvrdom.
6. Proverite rezultat na članovima
Uporedite rezultat uvoza s pripremljenom tabelom. Otvorite nekoliko različitih članova i proverite ime, kontakt, datum rođenja, paket i početak članarine. Posebno pogledajte redove koje ste ranije dopunjavali.
Ako ste uvezli samo ispravne redove, zabeležite koji su ostali za dopunu. Nemojte pretpostaviti da su svi članovi preneseni samo zato što je deo fajla uspešno uvezen. Pre većeg uvoza postupak možete upoznati na nekoliko članova tokom besplatnog probnog perioda.
7. Dogovorite svakodnevni rad
Recepciji pokažite gde pronalazi člana, proverava članarinu i unosi nove podatke. Odredite jednu evidenciju za nastavak rada kako ispravke ne bi ostale samo u staroj tabeli.
Zabeležite datum prenosa, rezultat provere i članove čije podatke još treba dopuniti. Pristup starom fajlu i privremenim kopijama ograničite na osobe kojima su potrebni i čuvajte ih prema pravilima teretane.