Внес на членови во Excel: како да го пополните шаблонот на InoGym

1. Преземете го шаблонот и зачувајте работна копија

Кликнете на копчето за преземање над упатството. Не треба да создавате сметка или да оставате е-пошта. Прелистувачот обично ја чува датотеката во папката Преземања или Downloads, освен ако изберете друго место. Можете да ја најдете и во списокот на преземања во прелистувачот.

Датотеката се вика inogym-sablon-uvoz-clanova.xlsx. Отворете ја во Excel и зачувајте одделна работна копија, на пример „clenovi-za-uvoz.xlsx“. Ако уредувате претходна евиденција на теретаната, прво копирајте ја и неа за да го зачувате оригиналот.

Наставката .xlsx го означува форматот на работна книга во Excel. Ако компјутерот ги крие наставките, проверете го видот на датотеката при зачувување. Преименувањето од .csv во .xlsx не ја претвора датотеката во Excel-формат. Имињата на командите може да се разликуваат меѓу верзиите на Excel, но редоследот на работа со податоците останува ист.

2. Запознајте ги двата листа, колоните и редовите

Имињата на листовите се на дното на работната книга. Изберете „Članovi za uvoz“ (членови за увоз). Тоа е првиот лист и местото за вашите членови. Листот „Upute“ (упатства) содржи објаснувања и измислен пример; неговите податоци не се увезуваат. Оставете ги двата листа и нивниот редослед непроменети.

Колоните се означени со A, B, C и натаму, а редовите со броеви 1, 2, 3. Ќелија е едно поле на нивниот пресек. A2 значи колона A, ред 2. Во првиот ред веќе се внесени насловите на осумте колони. Не бришете ги и не внесувајте член врз нив.

Внесете го првиот член во ред 2, вториот во ред 3 и така натаму. Сите податоци за истото лице мора да останат во истиот ред. Не додавајте поднаслови, збирни редови или споени ќелии во листот за увоз.

3. Внесете го првиот член во A2, B2 и C2

Кликнете на празната ќелија A2 под „Ime i prezime“ (име и презиме) и внесете го целосното име на членот. Нашиот измислен пример е Ana Anić. Името треба да има 2–160 знаци. Притиснете Tab за да го потврдите внесот и да преминете во следната ќелија или потврдете па кликнете на B2.

Во B2 внесете ја е-поштата на тој член. Во примерот користиме ana.anic@example.com. Во вашата евиденција внесете ја вистинската, исправна адреса добиена од членот, без празни места на почетокот или крајот. Истата адреса не смее да се повтори кај друг член во датотеката.

Во C2 внесете го датумот на раѓање, на пример 1995-03-14. Поддржан е и записот 14.03.1995. Потврдете со Enter или Tab. Enter обично преминува во следниот ред, а Tab во следната колона; секогаш проверете која ќелија е означена пред да продолжите.

За замена на погрешен внес кликнете на ќелијата, внесете го исправниот податок и потврдете. За исправка на дел од текстот отворете уредување на ќелијата, најчесто со двоен клик, и сменете го тој дел. Ако внесовте податок во погрешен ред, веднаш исправете го и проверете ги другите полиња за тоа лице.

4. Дополнете ги незадолжителните полиња и членарината

Ако засега пренесувате само основни податоци, колоните D–H може да останат празни. Незадолжително не значи дека празното поле секогаш останува празно: датумите имаат стандардни вредности, објаснети подолу.

За додавање членарина прво проверете ги активните пакети во InoGym. Во G2 внесете го точниот назив на постоен пакет, а во H2 вистинскиот почеток на членарината. „Mjesečna“ е само назив од нашиот пример; заменете го со називот на вашиот пакет. Пакетот го одредува траењето на членарината, па проверете дали одговара на членарината што ја пренесувате.

Без назив на пакет членот се увезува без членарина. Сам датум во H2 не додава членарина. Шаблонот овозможува додавање членарина преку пакетот и почетокот, но не ја пренесува целосната историја на уплати.

5. Проверете ги датумите и зачувајте ги телефоните

За датумите користете година-месец-ден, на пример 1995-03-14, или ден.месец.година, на пример 14.03.1995. Тоа се два записа на истиот датум. Датумот на раѓање мора да биде од 01.01.1900 до денес. Ниту датумот на зачленување не смее да биде во иднина.

Excel може да го прикаже внесениот датум поинаку поради поставките. Во подготвените ќелии датумите се форматирани како yyyy-mm-dd. По внесување или копирање проверете ги денот, месецот и годината; ако се појави обичен број наместо датум, проверете го форматот на ќелијата. Ако не сте сигурни што зачувал Excel, контактирајте го тимот пред увозот.

Телефонот е контакт, а не број за пресметување. Колоната за телефон во подготвените редови веќе има формат Текст (Text). Пред внес во нови, неформатирани редови поставете го истиот формат. Внесете го повикувачкиот број на државата и бројот на членот, па проверете дали знакот + и сите цифри се зачувани.

Ако почетната нула веќе исчезнала во старата табела, подоцнежниот избор на формат Текст нема да ја врати. Споредете го бројот со изворниот податок или проверете го со членот. Не додавајте цифри напамет. За датуми и телефони не користете формули наместо познати податоци.

6. Додајте ги останатите членови, по еден во ред

По првиот член кликнете на A3 и внесете го вториот, па продолжете во A4. Не ставајте две лица во една ќелија или ист ред. Оставете го незадолжителното поле празно кога немате податок; не внесувајте цртичка, „нема“ или измислен датум како замена.

Примерите подолу покажуваат три ситуации. Прикажани се пополнетите полиња; останатите незадолжителни полиња се празни. Празен датум на зачленување значи дека системот ќе го внесе тековниот датум при увозот. Ако сакате да зачувате претходен датум на зачленување, внесете го од вашата евиденција.

7. Копирајте ја постојната евиденција

Работете на копија од старата евиденција и отворете го шаблонот покрај неа. Проверете кои редови навистина претставуваат членови, вклучувајќи скриени или филтрирани редови. Изберете ја истата група членови за секоја колона што ја пренесувате. Ако не сте сигурни кои редови ги гледате или копирате, побарајте помош пред преносот.

Прво означете ги само имињата на членовите во старата табела, без насловот на колоната и вкупните збирови, и копирајте ги. Во новиот шаблон означете A2 и изберете лепење само вредности (Values). Така ја пренесувате содржината без препишување на подготвениот формат на ќелиите.

Потоа копирајте ги адресите за е-пошта на истите членови во B2, датумите на раѓање во C2 и другите податоци во соодветните колони. Редоследот на членовите мора да биде идентичен во секој копиран опсег. Не сортирајте една колона независно од останатите: така е-поштата на едно лице може да заврши покрај името на друго.

По копирањето споредете го бројот на членови и прегледајте ги првиот, последниот и неколку редови во средината. За секое лице заедно проверете ги името, е-поштата, датумот на раѓање и телефонот. Особено проверете ги приказот на датумите и зачуваните цифри на телефоните. Не копирајте формули или меѓузбирови како членски податоци.

8. Пронајдете ги и исправете ги грешките

Прегледајте ги сите три задолжителни полиња за секој член. Кога недостига податок, прибавете го од членот или од лицето што ја води евиденцијата. Не внесувајте измислени адреси за е-пошта или датуми на раѓање за да ја поминете проверката.

Два члена можат да имаат исто име и презиме. Пред бришење или спојување редови проверете ги идентитетот и останатите податоци. Ако две лица користат иста е-пошта, разјаснете ги податоците со членовите или тимот на InoGym; во датотеката за секој член е потребна единствена адреса.

9. Зачувајте ја датотеката и направете завршна проверка

Зачувајте ја работната копија во формат Excel Workbook (.xlsx). Задржете ги двата листа. Друг формат, како CSV, нема на истиот начин да ја зачува работната книга со двата листа. Овој водич го следи .xlsx шаблонот.

Затворете ја датотеката по зачувувањето, повторно отворете ја зачуваната копија и проверете дали се присутни последните измени. Прегледајте неколку редови и уверете се дека сте ја зачувале вистинската датотека, а не постара верзија. Еден увоз поддржува најмногу 20.000 редови со податоци и датотека до 10 MB.

Имате повеќе од 500 членови? Шаблонот има форматирани ќелии од ред 2 до ред 501. Тоа не е ограничување на бројот членови. Пред понатамошен внес означете A501:H501, копирајте го опсегот и на следните потребни редови, почнувајќи од A502, применете лепење само формат (Formatting). Така ги задржувате форматите за телефони и датуми без копирање податоци за претходниот член. Потоа внесете ги новите членови и проверете го зачуваниот резултат.

• Првиот лист е „Članovi za uvoz“, а насловите на колоните не се променети.
• Секој ред претставува еден член и има име и презиме, единствена исправна е-пошта и датум на раѓање.
• Датумите се исправни, а телефоните ги имаат сите потребни цифри.
• Називите на пакетите одговараат на активните пакети во InoGym, а почетокот на членарината е проверен.
• Датумите се оставени празни само кога ви одговара тековниот датум при увозот.
• Нема измислени примери, збирни редови или податоци поместени меѓу членовите.
• Зачуваната .xlsx копија се отвора и одговара на евиденцијата што сакате да ја пренесете.

10. Продолжете со увозот или побарајте помош

Подготвената Excel-датотека сè уште не е увезена евиденција. Во панелот на InoGym отворете Членови → Увези членови („Članovi → Uvezi članove“ во српскиот интерфејс), прикачете ја датотеката, поврзете ги колоните и започнете ја проверката. Членовите се додаваат дури по прегледот на резултатите и потврдата на увозот.

За постапката во панелот и проверката на пренесените членарини продолжете на водичот за миграција. Ако заглавите при подготовката, пишете на kontakt@inogym.net и опишете го нејасниот чекор. Тимот може да прегледа и постојна табела со различен распоред.

Самостојниот увоз и помошта од тимот се бесплатни во сите пакети и за време на пробните 14 дена. Кога увозот го прави нашиот тим, го завршуваме истиот ден кога ќе ги добиеме сите потребни податоци.

• Како да прикачите, проверите и потврдите увоз
• Можности за увоз од Excel во InoGym
• Пишете на kontakt@inogym.net