Unos članova u Excel: kako popuniti InoGym šablon

1. Preuzmite šablon i sačuvajte radnu kopiju

Kliknite na dugme za preuzimanje iznad ovog uputstva. Nije potrebno praviti nalog ili ostavljati email. Pregledač obično čuva fajl u fascikli Preuzimanja ili Downloads, osim ako ste izabrali drugo mjesto. Možete ga pronaći i u listi preuzimanja svog pregledača.

Fajl se zove inogym-sablon-uvoz-clanova.xlsx. Otvorite ga u Excelu i sačuvajte zasebnu radnu kopiju, na primjer „clanovi-za-uvoz.xlsx“. Ako uređujete raniju evidenciju teretane, i nju prvo kopirajte kako biste zadržali original.

Oznaka .xlsx predstavlja format Excel radne sveske. Ako računar skriva nastavke naziva fajlova, provjerite vrstu fajla pri čuvanju. Promjena naziva iz .csv u .xlsx nije pretvaranje fajla u Excel format. Nazivi komandi mogu se razlikovati između verzija Excela, ali redoslijed rada sa podacima ostaje isti.

2. Upoznajte dva lista, kolone i redove

Pri dnu radne sveske nalaze se nazivi listova. Izaberite „Članovi za uvoz“. To je prvi list i mjesto za vaše članove. List „Upute“ sadrži objašnjenja i izmišljeni primjer; njegovi podaci se ne uvoze. Ostavite oba lista i njihov redoslijed kako jesu.

Kolone su označene slovima A, B, C i dalje, a redovi brojevima 1, 2, 3. Ćelija je jedno polje na njihovom presjeku. A2 znači: kolona A, red 2. U prvom redu su već upisani naslovi osam kolona. Ne brišite ih i ne upisujte člana preko njih.

Prvog člana unesite u red 2, drugog u red 3 i tako dalje. Svi podaci iste osobe moraju ostati u istom redu. U list za uvoz nemojte dodavati podnaslove, zbirne redove ili spojene ćelije.

3. Unesite prvog člana u A2, B2 i C2

Kliknite na praznu ćeliju A2, ispod „Ime i prezime“, i upišite puno ime člana. Naš izmišljeni primjer je Ana Anić. Ime treba imati između 2 i 160 znakova. Pritisnite Tab da potvrdite unos i pređete u sljedeću ćeliju ili potvrdite unos pa kliknite na B2.

U B2 upišite email tog člana. U primjeru koristimo ana.anic@example.com. U svojoj evidenciji unesite stvarnu, ispravnu adresu koju ste dobili od člana, bez razmaka na početku ili kraju. Ista email adresa ne smije se ponoviti kod drugog člana u fajlu.

U C2 upišite datum rođenja, na primjer 1995-03-14. Podržan je i zapis 14.03.1995. Nakon unosa potvrdite vrijednost pritiskom na Enter ili Tab. Enter obično prelazi u naredni red, a Tab u narednu kolonu; uvijek pogledajte koja je ćelija označena prije nastavka.

Za zamjenu pogrešnog unosa kliknite na ćeliju, upišite ispravan podatak i potvrdite. Za ispravku samo dijela teksta otvorite uređivanje ćelije, najčešće dvostrukim klikom, pa promijenite taj dio. Ako ste unijeli podatak u pogrešan red, odmah ispravite i provjerite ostala polja te osobe.

4. Dopunite opciona polja i članarinu

Ako za sada prenosite samo osnovne podatke, kolone D–H mogu ostati prazne. Opciono ipak ne znači da prazno polje uvijek ostaje prazno: datumi imaju podrazumijevane vrijednosti, opisane ispod.

Za dodavanje članarine prvo provjerite aktivne pakete u InoGym-u. U G2 upišite tačan naziv paketa koji već postoji, a u H2 stvarni početak članarine. „Mjesečna“ je samo naziv iz našeg primjera; zamijenite ga nazivom svog paketa. Paket određuje trajanje članarine, zato provjerite da odgovara članarini koju prenosite.

Bez naziva paketa član se uvozi bez članarine. Sam datum u H2 ne dodaje članarinu. Šablon omogućava dodavanje članarine preko paketa i početka, ali ne prenosi kompletnu istoriju uplata.

5. Provjerite datume i sačuvajte telefone

Za datume koristite zapis godina-mjesec-dan, na primjer 1995-03-14, ili dan.mjesec.godina, na primjer 14.03.1995. To su dva zapisa istog datuma. Datum rođenja mora biti od 01.01.1900. do danas. Datum učlanjenja takođe ne smije biti u budućnosti.

Excel može prikazati upisani datum drugačije zbog podešavanja programa. U pripremljenim ćelijama šablona datumi su formatirani kao yyyy-mm-dd. Nakon unosa ili kopiranja provjerite dan, mjesec i godinu; ako se pojavi običan broj umjesto datuma, provjerite format ćelije. Ako niste sigurni šta je Excel sačuvao, javite se timu prije uvoza.

Telefon je kontakt, a ne broj za računanje. Kolona za telefon u pripremljenim redovima već ima format Tekst (Text). Prije unosa u nove, neformatirane redove postavite isti format. Unesite pozivni broj države i broj člana, pa provjerite da su znak + i sve cifre ostali sačuvani.

Ako je početna nula već nestala u staroj tabeli, naknadni izbor formata Tekst neće je vratiti. Uporedite broj sa izvornim podatkom ili ga provjerite sa članom. Nemojte napamet dodavati cifre. Za datume i telefone ne koristite formule umjesto poznatih podataka.

6. Dodajte ostale članove, jednog po redu

Nakon prvog člana kliknite na A3 i unesite drugog, a zatim nastavite na A4. Ne stavljajte dvije osobe u jednu ćeliju ili isti red. Ostavite opciono polje prazno kada podatak nemate; ne upisujte crticu, „nema“ ili izmišljeni datum kao zamjenu.

Primjeri ispod pokazuju tri različite situacije. Prikazana su popunjena polja; ostala opciona polja su prazna. Prazan datum učlanjenja znači da će sistem upisati današnji datum pri uvozu. Ako želite sačuvati raniji datum učlanjenja, unesite ga iz svoje evidencije.

7. Prekopirajte postojeću evidenciju

Radite na kopiji stare evidencije i otvorite šablon pored nje. Pregledajte koji redovi zaista predstavljaju članove, uključujući skrivene ili filtrirane redove. Izaberite isti skup članova za svaku kolonu koju prenosite. Ako niste sigurni koje redove vidite ili kopirate, zatražite pomoć prije prenosa.

Najprije označite samo imena članova u staroj tabeli, bez naslova kolone i ukupnih zbirova. Kopirajte ih. U novom šablonu označite A2 i izaberite lijepljenje samo vrijednosti (Values). Time prenosite sadržaj bez prepisivanja pripremljenog formata ćelija.

Zatim kopirajte email adrese istih članova u B2, datume rođenja u C2 i ostale podatke u odgovarajuće kolone. Redoslijed članova mora biti identičan u svakom kopiranom rasponu. Nemojte sortirati jednu kolonu nezavisno od ostalih: tako email jedne osobe može završiti pored imena druge.

Nakon kopiranja uporedite broj članova i pregledajte prvi, posljednji i nekoliko redova u sredini. Za svaku od tih osoba zajedno provjerite ime, email, datum rođenja i telefon. Posebno pogledajte prikaz datuma i sačuvane cifre telefona. Ne kopirajte formule ili međuzbirove kao članske podatke.

8. Pronađite i ispravite greške

Pregledajte sva tri obavezna polja za svakog člana. Kada podatak nedostaje, prikupite ga od člana ili osobe koja vodi evidenciju. Nemojte unositi izmišljene email adrese ili datume rođenja da biste prošli provjeru.

Dva člana mogu imati isto ime i prezime. Prije brisanja ili spajanja redova provjerite identitet osobe i ostale podatke. Ako dvije osobe koriste isti email, razjasnite podatke s članovima ili InoGym timom; u fajlu je za svakog člana potreban jedinstven email.

9. Sačuvajte fajl i uradite završnu provjeru

Sačuvajte radnu kopiju u formatu Excel Workbook (.xlsx). Zadržite oba lista. Ako birate drugi format, poput CSV-a, nećete sačuvati radnu svesku sa oba lista na isti način. Ovaj vodič prati .xlsx šablon.

Zatvorite fajl nakon čuvanja, ponovo otvorite sačuvanu kopiju i provjerite da su posljednje izmjene tu. Pregledajte nekoliko redova i uvjerite se da ste sačuvali pravi fajl, a ne njegovu stariju verziju. Jedan uvoz podržava najviše 20.000 redova sa podacima i fajl do 10 MB.

Imate više od 500 članova? Šablon već ima formatirane ćelije od reda 2 do reda 501. To nije ograničenje broja članova. Prije daljeg unosa označite A501:H501, kopirajte taj raspon i na naredne potrebne redove, počevši od A502, primijenite lijepljenje samo formata (Formatting). Tako zadržavate format telefona i datuma bez kopiranja podataka prethodnog člana. Zatim unesite nove članove i provjerite sačuvani rezultat.

• Prvi list je „Članovi za uvoz“, a naslovi kolona nisu promijenjeni.
• Svaki red predstavlja jednog člana i ima ime i prezime, jedinstven ispravan email i datum rođenja.
• Datumi su ispravni, a telefoni imaju sve potrebne cifre.
• Nazivi paketa odgovaraju aktivnim paketima u InoGym-u; početak članarine je provjeren.
• Prazne datume ostavili ste samo kada vam odgovara današnji datum pri uvozu.
• Nema izmišljenih primjera, zbirnih redova ili podataka pomjerenih između članova.
• Sačuvana .xlsx kopija se otvara i odgovara evidenciji koju želite prenijeti.

10. Nastavite na uvoz ili zatražite pomoć

Pripremljen Excel fajl još nije uvezena evidencija. U InoGym panelu otvorite Članovi → Uvezi članove, učitajte fajl, povežite kolone i pokrenite provjeru. Tek nakon pregleda rezultata i potvrde uvoza članovi se dodaju u sistem.

Za postupak u panelu i provjeru prenesenih članarina nastavite na vodič za migraciju. Ako zapnete pri pripremi, javite se na kontakt@inogym.net i opišite korak koji vam nije jasan. Tim može pregledati i postojeću tabelu sa drugačijim rasporedom.

Samostalni uvoz i pomoć tima su besplatni u svim paketima i tokom 14 dana probe. Kada uvoz radi naš tim, završavamo ga istog dana kada dobijemo sve potrebne podatke.

• Kako učitati, provjeriti i potvrditi uvoz
• Mogućnosti uvoza iz Excela u InoGym
• Pišite na kontakt@inogym.net